組織のＰＭＯの重要な業務として、組織のプロジェクトマネジメント力の強化があります。前回はプロジェクトマネジメントに関する情報の管理のうち、知的資産管理について話しました。今回は教訓の管理について話します。
１．教訓とは
教訓とは、プロジェクトを実施する過程で学んだ事柄をいいます。教訓は知的資産の一種ですが、プロジェクトマネジメントでは重要な情報であり、特に教訓管理として説明をします。
ＰＭＯは、教訓を組織で円滑に活用できるよう、教訓データベースを利用することで管理を行います。
２．教訓データベースの構築
ＰＭＯは、新たなプロジェクトが過去のプロジェクトの経験を活用して成功を収めるよう、プロジェクトの教訓を他のプロジェクトへ提供します。このためには、教訓データベースの構築が必要となります。
教訓は文書化し、教訓データベースに蓄積します。教訓データベースは、知的資産データベースと同様に、組織の規模や蓄積するデータ量に見合ったサイズが必要になります。教訓は、プロジェクトから登録や検索ができたり、ＰＭＯなどにより加工が可能であることが求められます。
ＰＭＯは、このような機能を持つ教訓データベースを構築することが必要です。
３．教訓の形式
ＰＭＯはプロジェクトを実施した組織から教訓を収集します。教訓は、プロジェクトで明文化されていない、プロジェクト・メンバーの暗黙知となっていることが多いものです。ＰＭＯは、暗黙知となっている教訓を、形式知として文書化するよう、プロジェクトに働きかける必要があります。
４．教訓の収集タイミング
プロジェクトの終了時に教訓収集のための会議が開かれることが往々にして見られます。しかし、このようなタイミングでは、プロジェクトから離れたメンバーもいるため、適切な教訓が収集される保証はありません。教訓は、プロジェクト遂行期間中も収集することを考えます。
例えば、リスク管理表や課題管理表、フェーズ終了判定会議などのプロジェクトの評価や問題を認識する時点で、反省点などが明らかになり、教訓を収集することができます。
５．教訓の登録
教訓はプロジェクトにありますので、教訓はプロジェクトによって教訓データベースに登録できるよう、教訓データベースに登録機能を設けることが、教訓収集の効率化のために必要です。
６．教訓の分析
ＰＭＯは、登録された教訓が後続プロジェクトで活用されるように、分析を行います。教訓は、多数のプロジェクトからプロジェクト固有の情報として登録されます。これを組織全体で利用しやすいように、整理する必要があります。
多数の教訓の中から、組織として有効な教訓を選択します。プロジェクト固有の情報は、組織全体で活用しやすいよう、一般化した表現にします。さらに、活用する局面、工程、検索キーなどの情報を付加します。
７．教訓の活用
ＰＭＯは、個々のプロジェクトが登録した教訓を、組織全体に有効な一般化した教訓に洗練させた後、これを活用します。まず、組織のプロジェクトマネジメントの標準やツールや技法の改善に役立てます。
また、後続プロジェクトでは、計画段階でプロジェクトのリスク分析を行いますが、ＰＭＯは、その時に一般化した教訓をリスク対象要素として加え、後続プロジェクトでリスクとなるかを分析することを指導します。
このように、先行プロジェクトの教訓を後続プロジェクトが活用できるよう、組織のプロジェクト・マネジメント・プロセスを遂行します。
