組織のＰＭＯの重要な業務として、組織のプロジェクトマネジメント力の強化があります。前回はプロジェクトマネジメントに関する情報の管理のうち、教訓管理について話しました。今回はプロジェクト情報の管理について話します。
１.プロジェクト情報とは
ＰＭＯは、プロジェクトの遂行状況を示す諸情報や成果物を、プロジェクトの把握や組織の目標達成のために役立てます。プロジェクト遂行に関する諸情報や、組織にとって重要な成果物などをプロジェクト情報といいます。また、プロジェクト情報を管理するシステムをプロジェクト情報管理システムといいます。
２.プロジェクト情報管理システムの構築
ＰＭＯは、組織のプロジェクトが目標を達成したり、成果物を共有できるために、プロジェクト情報管理システムを構築します。
プロジェクト・マネジャーは、プロジェクト遂行に関する諸情報をプロジェクト情報システムに登録し、プロジェクトの上位管理者やＰＭＯはこれを参照し、必要なアクションを取ることに活用します。また、後続プロジェクトは、先行プロジェクトの成果物を参照、活用することで、プロジェクト遂行の効率を高めることができます。プロジェクト情報管理システムの規模は、組織の規模や集積する情報に適合して構築をします。
３.収集する情報
ＰＭＯは、組織目標を達成するために、プロジェクト情報管理システムを構築し、運営します。収集する情報は以下の通りです。
- プロジェクトマネジメント情報
- 成果物
プロジェクトマネジメント情報は、プロジェクトマネジメント計画書とプロジェクト文書があります。プロジェクト文書には多くの文書があります。プロジェクトの上位管理者やＰＭＯが、プロジェクトと共有をして効果的である情報は、ＱＣＤのパフォーマンス情報や、予測情報、リスク管理状況などです。ＰＭＯは、プロジェクトマネジメント情報に属する情報で、組織にとって有効な情報の項目を具体的に定めます。また、収集する基準なども定めます。
プロジェクトの成果物は、プロジェクトの目的である最終成果物や中間成果物、プロジェクトマネジメントの成果物があります。これらの量は組織にとって膨大な量になります。したがって、プロジェクト情報管理システムに登録する成果物は、利便性やコストを考えて選択をする必要があります。プロジェクト情報管理システムに登録すべき成果物の例としては、多くのプロジェクトから参照されたり、再利用される成果物が適していると考えられます。ＰＭＯは、組織にとって必要な成果物の選択基準などを定めます。
４.情報収集する体制
プロジェクトマネジメント情報は、プロジェクトにより定期的に登録され、ＰＭＯなどの関係者が迅速にプロジェクト情報を評価し、必要な処置を取ることができることが重要です。このためには、プロジェクトに、プロジェクトマネジメント情報を登録するメンバーをアサインすることが必要です。また、ＰＭＯには、プロジェクトマネジメント情報を評価するメンバーが必要です。
プロジェクトの成果物も、組織で有効な情報を収集するためには、プロジェクトに登録するメンバーを定め、ＰＭＯに登録された成果物が有効であるかを評価するメンバーを定めることが必要です。
５.プロジェクト情報の管理
ＰＭＯは、プロジェクト情報が組織で活用されるように管理する必要があります。
プロジェクトマネジメント情報は、組織の関係者から参照しやすいよう、プロジェクトを分類したり、評価対象情報が容易に検索できるキーなどを設けます。さらに、組織内の重要プロジェクトの状況一覧表などにデータ加工をすると、経営層などには役に立ちます。
成果物は、分類を行い、適用方法、適用効果などの付加情報をつけ、参照者が活用することを容易にします。
