組織のＰＭＯの重要な業務のうち、前回からプロジェクト支援業務についてお話ししています。プロジェクト支援業務は、組織のＰＭＯが実施する基本的な業務で、多くの組織のＰＭＯが取り組んでいます。今回は、このうち、プロジェクトマネジメント方法の定着支援業務についてお話します。
１．プロジェクトマネジメント方法の在り方
個々のプロジェクトには、個別の目標があります。このメルマガでは、複数のプロジェクトがある組織を対象としています。そのような組織では、組織の目標があります。
組織から見れば、プロジェクトは組織目標を達成するための一つの業務遂行形態になります。従って、組織では、個々のプロジェクトの遂行状況を把握することが重要になります。
このためには、プロジェクトマネジメントの方法は、組織内で同一方法であることが重要になります。組織では、プロジェクト状況の把握のために、プロジェクトの進捗状況、コスト状況、品質状況、課題やリスクの状況を把握します。このようなデータ収集の方法も、組織で定まっていることが重要です。
組織でプロジェクトマネジメントの方法やプロジェクトデータの収集方法が定まっていると、プロジェクトごとにそのような方法の検討を行う必要もありません。また、プロジェクト・メンバーの追加が必要になっても、容易にそのプロジェクトのプロジェクトマネジメントになじむことができます。
２．プロジェクトマネジメント方法の定着支援の必要性
上記のような組織のプロジェクトマネジメント方法は、ＰＭＯとしては、”プロジェクトマネジメントの標準化”として定めます。また、プロジェクト状況のデータ収集は、組織に”プロジェクト情報管理システム”を導入するか、必要な情報を収集するツールを定める必要があります。
プロジェクトの開始時に、プロジェクト・マネジャーが組織で定めたプロジェクトマネジメント方法をよく知っていて、おのずと組織のプロジェクトマネジメント方法を実践する場合は問題ありません。そのような状況にない組織では、ＰＭＯがプロジェクトに標準的なプロジェクトマネジメント方法を定着するように働きかける必要があります。
プロジェクトでは、組織の標準的なプロジェクトマネジメント方法を実施することで、プロジェクトマネジメントを効率的に実施できます。また、組織としては、共通のプロジェクト情報を収集する仕組みが適用でき、組織全体のプロジェクトの状況把握が容易になります。
３．プロジェクトへのプロジェクトマネジメント方法の適用
組織のプロジェクトマネジメント標準が、まだ組織に浸透していない場合は、組織のプロジェクトマネジメント標準に関するトレーニング（研修）を行う必要があります。この方法で組織のプロジェクトマネジメント標準を早く普及させます。
また、新たにプロジェクト・マネジャーになったメンバーや、他部門から異動してきたプロジェクト・マネジャーには、組織のプロジェクトマネジメント標準のトレーニングが必須になります。
プロジェクト計画時には、プロジェクトマネジメント計画書が作成されます。ＰＭＯは、プロジェクトマネジメント計画書を確認し、組織のプロジェクトマネジメント標準に沿ってプロジェクトが運営される計画になっていることを確認します。プロジェクトマネジメント計画書に問題があるようでしたら、是正を提案します。
４．プロジェクトマネジメント実施状況の確認
ＰＭＯは、プロジェクトの実施段階に入ってからも、プロジェクトが組織のプロジェクトマネジメント標準に沿って運営されているかを確認することが重要です。
確認の方法としては、プロジェクトのモニタリングの方法があります。これは、ＰＭＯがプロジェクトの実施状況を確認する業務です。ＰＭＯがプロジェクトの進捗会議に出席してプロジェクトマネジメントの実施状況を確認します。プロジェクトの進捗管理、コスト管理、品質管理、リスク管理などが、組織で定められたプロジェクトマネジメントの方法で実施されているかを確認することができます。
また、プロジェクト情報管理システムを導入している組織では、プロジェクト情報が定められた内容であり、定められた期間ごとに更新されているかなどで確認することができます。
５．プロジェクトマネジメント方法の改善
プロジェクトマネジメントシステムは、組織のプロジェクトマネジメント能力の向上や、組織の環境変化に合わせて更新が必要です。プロジェクトマネジメントシステムの実施状況の確認で、組織としての課題があれば改善を行います。
