組織のＰＭＯの重要な業務のうち、プロジェクト支援業務についてお話ししています。プロジェクト支援業務は、組織のＰＭＯが実施する基本的な業務で、多くの組織のＰＭＯが取り組んでいる業務です。今回は、このうち、プロジェクト・マネジャーの意思決定支援についてお話します。組織のＰＭＯにとっては重要な機能であり、必要時は是非実践するようにしましょう。
１．プロジェクト・マネジャーの意思決定支援業務の必要性
プロジェクトとは独自性の業務であり、プロジェクト活動は新規の取り組みが多くなります。また、プロジェクト・マネジャーは、プロジェクト遂行期間を通して、プロジェクトの責任者として多くの意思決定をしていく必要があります。
プロジェクトでは遂行に伴い多くの未経験の問題が発生します。プロジェクト・マネジャーは問題の解決を促進し、プロジェクトを遂行していく必要があります。ＰＭＯは、問題を解決し、プロジェクト・マネジャーの意思決定を支援する仕組みを提供します。
２．重要な意思決定の局面
プロジェクト・マネジャーにとって重要な意思決定の局面は以下のようなものがあります。
- プロジェクトマネジメント計画書の決定
- 進捗管理におけるＱＣＤの問題発生の認識と解決策の決定
- 変更管理システムにおける変更採否の決定
- プロジェクトリスクの特定とリスク対応策の決定
- フェーズ終了判定におけるフェーズ実施状況の判断
- 未解決課題の促進
- ステークホルダーの課題の調整
プロジェクト・マネジャーは、これらの領域の具体的な課題について、問題を明らかにし、解決に向けて意思決定を行っていく必要があります。
３．意思決定支援の方法
ＰＭＯは、プロジェクトの問題解決を支援するために、プロジェクトマネジメントの有識者をプロジェクトにアサインします。
プロジェクトマネジメントの有識者は、プロジェクトの問題を明確化し、解決策を提示することが必要です。大規模なプロジェクトでは、問題が複雑で多岐に渡ります。プロジェクト・マネジャーのスキル不足や経験不足のために、プロジェクト・マネジャーだけでは問題の分析や解決が難しい場合には、プロジェクトマネジメント有識者が力を発揮することが重要になります。
４．ＰＭＯの機能
ＰＭＯは、プロジェクトマネジメントの有識者を組織としてプールします。まずはＰＭＯ組織のメンバーのうちで、プロジェクト・マネジャー経験が豊富なメンバーが該当します。次は、ＰＭＯ組織でプロジェクトマネジメントに関する有識者や組織内のプロジェクトマネジメント有識者を登録します。
非常に重要な問題の解決など、場合によっては、他組織のプロジェクトマネジメントの有識者を考慮しておく必要もあります。
ＰＭＯは、これらの有識者について、得意な領域を把握しておく必要があります。
５．プロジェクトへの有識者のアサインの方法
プロジェクトへの有識者のアサインの方法には多様なケースが考えられます。
組織にとって重要なプロジェクトの場合には、ＰＭＯ組織から有識者のアサインを働きかけることも一つの方法です。組織の重点プロジェクトの場合には、ＰＭＯが日ごろからモニタリングを実施してプロジェクト状況を把握しています。プロジェクト状況をよく周知したＰＭＯメンバーをプロジェクト・マネジャーの相談相手としてアサインすることが最適です。
ＰＭＯは、経験が浅いプロジェクト・マネジャーには注意を払います。この場合には継続的にプロジェクト・マネジャーによるプロジェクト運営を支援する可能性が出てきます。ＰＭＯとして相応な支援工数を見込む必要があります。
プロジェクトから、意思決定支援の要請があった場合には、プロジェクトからニーズを確認します。ＰＭＯは、ニーズに適した支援者をアサインします。
上記のいずれの場合も、ＰＭＯの意思決定支援者は、プロジェクト・メンバーからは第三者の支援者であることが重要です。プロジェクトと共にプロジェクト業務を遂行する立場ではないことに留意することが必要です。
