組織のＰＭＯの重要な業務のうち、プロジェクト支援業務についてお話ししています。
プロジェクト支援業務は、組織のＰＭＯが実施する基本的な業務で、多くの組織のＰＭＯが取り組んでいる業務です。
今回は、このうち、問題発生プロジェクトのリカバリーについてお話しします。
１．リカバリーとは
最近のプロジェクトは外部状況の変化に対応し、短期開発が求められる事が多くなりました。
プロジェクトを注意深く進めても発生した問題の対応に手間取れば、失敗に陥ります。
リカバリーとは、プロジェクト計画のスコープ、品質、スケジュール、コストを大幅に見直すことが避けられないような重大な問題を抱えた問題プロジェクトに介入して、プロジェクトを正常な状態に戻す活動を指します。
２．ＰＭＯの役割
ＰＭＯは重大な問題プロジェクトに対して、リカバリーのプロセスを構築し、遂行する役割を持ちます。
リカバリーが必要なプロジェクトが発生したら、リカバリー体制を起動する機能を持ちます。
その後、リカバリー状況を把握し、リカバリーが終了したかの判断を行います。
ＰＭＯはリカバリーの評価を行うとともにリカバリープロセスの改善を行います。
３．リカバリーのプロセス
リカバリーはプロジェクトの問題の状況に応じて実施されますが、リカバリーのプロセスは組織で標準化しておくと迅速な対応が可能です。
通常のリカバリーのプロセスは以下のようになります。
- リカバリーの起動
- リカバリー体制の構築
- リカバリー計画の立案
- 問題解決の取り組み
- 問題解決の確認
- リカバリーの終結
ＰＭＯは重要なプロジェクトの状況を監視しており、重大なリスクがあり、リカバリーが必要と判断した場合は、経営層などにリカバリーの必要性をエスカレーションします。
起動はプロジェクトから実施される場合もあります。
ＰＭＯは問題の状況を把握し、解決のための体制を構築します。
体制の構築は、専門スキルを持つ要員を追加する場合や支援チームを構成する場合、プロジェクト組織を再編成する場合など様々です。
リカバリーの責任者は、問題を把握し、問題解決方針、解決のプロセス、解決までの日程計画、体制、解決の条件などをリカバリー計画書としてまとめます。
また、本来のプロジェクトマネジメント計画書は、必要に応じて改訂します。
リカバリーの責任者は、リカバリー計画書に従って、問題解決に取り組みます。
ＰＭＯは問題解決状況を監視します。
リカバリーの責任者は、問題が解決したら、ＰＭＯに報告します。
ＰＭＯは問題解決状況を確認します。
リカバリーの責任者は、作業内容、解決結果などをリカバリー報告書にまとめます。
ＰＭＯは、リカバリー体制を解除し、従来の状況に戻ります。
４．ＰＭＯ自身によるリカバリー作業の遂行
リカバリーに対するＰＭＯの役割は、リカバリーのプロセスをコントロールすることと、問題が解決したかをモニタリングすることです。
組織によっては、ＰＭＯ自身がリカバリーの責任者になったり、リカバリーチーム・メンバーになる場合もあると思います。
通常、リカバリーの作業は緊急度が高く、負荷も大きいことがよくあります。
従って、ＰＭＯがリカバリーに参加する場合は、従来ＰＭＯが遂行していた業務が実施できなくなることに注意する必要があります。
５．頻繁にリカバリーが必要となる組織
リカバリーが必要になると、組織としては解決のために多くのリソースを投入することになり、組織の経営に影響を及ぼしかねません。
頻繁にリカバリーが必要となるプロジェクトが発生する組織では、ＰＭＯは、リカバリーを必要とする問題をよく認識する必要があります。
その問題解決を当該プロジェクトの問題として取り組んでいると、組織では、リカバリーが必要なプロジェクトが再発する可能性があります。
問題を、組織のプロジェクトマネジメントの視点から捉え、改善に取り組むことが必要です。
