組織のＰＭＯの重要な業務のうち、前回からは、ＰＭＯの経営支援についてお話ししています。
前回は、ＰＭＯの経営支援業務全般を概観しました。今回からは、具体的なＰＭＯ業務機能を見ていきます。
最初は、”重要プロジェクトの情報把握と可視化報告”についてお話します。
１．重要プロジェクトの状況把握と可視化報告の意義
組織の経営層は、組織の経営全般にわたる意思決定や運営を行っています。
プロジェクトについては、スポンサーやオーナーとして、意思決定や指示をします。
経営層が行う意思決定は、ＩＴベンダーの場合、プロジェクトの受注判断、フェーズ終了判断、出荷判断などのプロジェクトの成功を左右する重要な局面に関わっています。
また、プロジェクト遂行中、スケジュール、コスト、リスクなどで予定外の事項が発生した場合、例外処理を承認することなどに関与します。
ＰＭＯは、多忙な経営層が、上記のような局面で、プロジェクトに関する意思決定や指示が正しくできるように、必要な情報を整備し、提供することが重要な役割となります。
２．対象とするプロジェクト
組織におけるプロジェクトは、中規模組織では年間100から数百、大規模組織では、1000に及ぶ場合があります。これらの個々のプロジェクトの規模は様々です。
経営層が、これら全てのプロジェクトについて詳細に意思決定することは無理があります。
そのような場合には、組織として影響が大きなプロジェクトを選定し、経営層が重点的に意思決定に関与するプロジェクトを定めます。
このようなプロジェクトを”重点プロジェクト”などと呼びます。
例えば、組織戦略にとって重要なプロジェクト、コストが大きなプロジェクトなどから選定します。
３．プロジェクト情報のまとめ方
経営層に提供する情報は、わかりやすくまとめることが肝心です。従って、データは、可視化、定量化が重要なポイントとなります。
例えば、組織の”重点プロジェクト状況一覧表”などにまとめると、経営層にとって理解が容易な報告となります。
情報システム構築プロジェクトの場合は、次のような情報を提供するとよいでしょう。
- 総合指標…「〇、△、×」表示、または「緑色、黄色、赤色」の信号表示
- 開発規模…ｎキロライン
- 現在の工程
- 原価率（計画原価比の％表示）
- 進捗率（計画スケジュールからの遅れ／進みの％表示）
- 品質状況（計画品質メトリクスと実績の％表示）
- 残存リスク（未解決リスクのリスク対応金額）
- ＰＭＯのコメント 等
プロジェクトごとに上記のように情報を定量化し、これを重点プロジェクト一覧表にまとめ経営層に提供します。
ＰＭＯは、組織の重点プロジェクトに関する上記のような情報を収集するためには、重点プロジェクトに対して、モニタリングを実施したり、プロジェクト情報管理システムに、情報登録をする仕組みを整える必要があります。
４．経営層との報告会議
経営層に対しては、重点プロジェクト一覧表を書面などで提出するだけではなく、定期的に重点プロジェクト報告会議を開催することが重要です。
経営層に組織の重点プロジェクト状況を報告するとともに、ＰＭＯとして認識している組織のプロジェクト状況や、ＰＭＯ活動について報告を行います。
経営層からは、組織のプロジェクトマネジメント全般に関する課題や、固有プロジェクトに関する課題、ＰＭＯ活動に関する要望等が提示されます。
ＰＭＯはこれらの経営層の問題認識に対して対応することが重要です。
