組織のＰＭＯの重要な業務のうち、ＰＭＯの経営支援についてお話ししています。
前回は、“経営層の意思決定支援”についてでした。
今回は、”プロジェクト審査制度”についてお話しします。
１．プロジェクト審査制度とは
プロジェクトのスポンサー（経営層、事業部長など）が、プロジェクトのリスクを早期に判断し、スポンサーとしての対応を指示する仕組みを「プロジェクト審査制度」といいます。
この制度の名称は、組織により様々であり、「フェーズ判定会議」「工程判定会議」などと呼ぶこともあります。
いずれにしても、プロジェクトのスポンサーが、プロジェクトの進捗状況を自ら認識し、リスク状況を判断し、対応を指示することを目的としています。
２．プロジェクト審査制度の意図
プロジェクトのリスクは、プロジェクト早期に摘出し、対応策を検討し、実施することが重要です。
組織の重要なプロジェクトについては、プロジェクト状況を経営層やスポンサーが確実に認識し、組織としての対応策を取ることが、組織目標の達成やプロジェクトの成功を確実にします。
３．ＰＭＯによる「プロジェクト審査制度」の支援
ＰＭＯは、組織に見合う「プロジェクト審査制度」を構築します。
構築後は、プロジェクト審査を運営します。
「プロジェクト審査制度」に関してＰＭＯが行う機能の概要は以下の通りです。
- （１）プロジェクト審査制度の構築
- （２）プロジェクト審査会の開催
- （３）スポンサーの判断
- （４）プロジェクト審査報告書の作成
- （５）スポンサー指示事項の実施
ＰＭＯは、組織に見合った審査制度を構築します。
対象とするプロジェクト、審査タイミング、出席者、プロジェクトの報告書式などを定めます。
ＰＭＯは、プロジェクト審査制度の案を作成し、経営層、組織のステークホルダーの了解を得て、プロジェクト審査制度を定めます。
ＰＭＯは、工程終了時などの定められた時期に、プロジェクト審査会を開催します。
審査会には、スポンサー、プロジェクト、ＰＭＯのほか、リスク評価に必要なステークホルダーが出席します。
プロジェクトは所定の帳票を用いてプロジェクト状況を報告します。
ＰＭＯはプロジェクトの第三者評価部門として、自己見解を提示します。
スポンサーは、プロジェクト審査会の状況から、プロジェクトの進捗状況やリスク状況を確認します。
スポンサーは、認識した進捗状況、リスク状況に基づいて、プロジェクトやステークホルダーに対して必要な指示を行います。
ＰＭＯは、プロジェクト審査会の状況、および、スポンサーの指示事項や会議の決定事項を、「プロジェクト審査報告書」としてまとめます。
資料はステークホルダーに通知します。
スポンサーの指示事項に関して、プロジェクトやステークホルダーは、必要な処置を実施します。
ＰＭＯは、プロジェクト審査会でスポンサーから指示された事項について、プロジェクトやステークホルダーの取り組み状況を確認します。
４．まとめ
以上のように、組織の重要なプロジェクトについては、プロジェクト審査会を開催し、経営層等がプロジェクト状況やリスクを認識し、対応策を実施することが組織やプロジェクトの成功にとって重要になります。
組織のＰＭＯは、組織において、プロジェクト審査制度を構築し、適用するようにしましょう。
次回は、プロジェクト審査のタイミングや審査観点などについて述べます。
