今回はＰＭＯの運営の３回目として、「プロジェクトとの円滑な対応」についてお話をします。
１．ＰＭＯの組織形態
ＰＭＯには、組織形態から「組織のＰＭＯ」と「プロジェクトのＰＭＯ」があります。組織のＰＭＯは、具体的には「全社ＰＭＯ」「部門ＰＭＯ」と呼ばれます。
プロジェクトのＰＭＯは、特定のプロジェクト内で、プロジェクト・マネジャーとともにそのプロジェクトの成功を目指してマネジメントの分担を行います。
組織のＰＭＯは、組織目標を達成するために、プロジェクトの外で組織内の多くのプロジェクトの活動に関与します。今回の話題は、組織のＰＭＯがプロジェクトに対して円滑な対応をするための考え方を紹介いたします。
２．ＰＭＯの業務を明確にする
組織のＰＭＯは、組織の目標を達成するために、組織全体のプロジェクトマネジメント活動を実施したり、個別プロジェクトの支援を行います。個別プロジェクトはプロジェクトの目的を達成するための活動を実施していますので、ＰＭＯはどのような業務を行うのかを明確にし、プロジェクト責任の作業と区別をしておく必要があります。
例えば、ＰＭＯは、「組織のプロジェクトマネジメントの標準化」「組織のプロジェクトマネジメントツールの提供」「プロジェクトマネジメント計画書の審査」「プロジェクトのモニタリング」を行うことを業務とすることなどを定めます。
ＰＭＯの業務については、関係部門と調整をし、組織の経営層の承認を得ます。そして、部門の規定などに文書化します。
このような段取りを立てて、ＰＭＯとプロジェクトの業務を明確にし、プロジェクトに関する活動内容や責任を明らかにすることで、プロジェクトとＰＭＯ間で円滑に作業を進められるようにします。
３．プロジェクトマネジメントの権限の明確化
組織のＰＭＯの業務に、「プロジェクトのモニタリング」「プロジェクトマネジメント計画書の審査」などがあります。このような業務では、ＰＭＯはプロジェクトの計画や遂行状況を評価し、ＰＭＯとしての見解を提示する必要があります。このときＰＭＯは、プロジェクトマネジメントに対してどのような権限を持つかを決めておく必要があります。
通常は、プロジェクトの実行責任はプロジェクトにあります。ＰＭＯのプロジェクトに対する立場は、プロジェクトの支援、プロジェクトに対する提案を行うことが多いです。しかし、組織によっては、ＰＭＯがプロジェクトより強い権限を持ち、プロジェクトを指導や指示をする組織もあります。このような場合には、ＰＭＯにプロジェクト遂行責任が生じます。
４．プロジェクトに価値を提供する
ＰＭＯは、プロジェクトとともにプロジェクトを成功させる立場に立つ必要があります。プロジェクトのモニタリングなどでプロジェクトの状況を把握した場合、プロジェクトの課題やリスクを提示するだけでは活動として不十分です。
プロジェクトの課題やリスクに対しては、解決を図るための改善提案を行うことが必要です。また、プロジェクトの状況を定量化して分析すること、組織の教訓からプロジェクトにとって適用できる教訓を提示することも必要です。
このように、プロジェクト活動に組織のＰＭＯとして保有している資産や価値を提供することがとても大切です
５．ＰＭＯの業務遂行のためにプロジェクトに負担をかけない
ＰＭＯは、プロジェクトを支援するために、プロジェクト状況を把握することがしばしば発生します。このような場合にＰＭＯは、プロジェクトに対してＰＭＯのために、プロジェクト状況の報告書の作成を求めることは好ましくありません。
プロジェクトは多忙な状況にあります。ＰＭＯは、自らの業務のためにプロジェクトに負担をかけないようにすることが必要です。
プロジェクト状況を把握するためには、プロジェクトの進捗会議にオブザーバ参加し、会議資料を収集したり、プロジェクト・マネジャーとメンバーの会話を直接聞くことで最も的確に状況を把握することができます。
６．プロジェクトが経営層に言いにくい課題（状況）をプロジェクトに代わって連絡する
プロジェクトには、潜在的なリスクや経営層の理解を得たい事項、経営層の支援を受けたい事項などがあります。ＰＭＯはこれらに関するプロジェクトの立場を理解し、プロジェクトに代わってこれらの状況を経営層に説明し、プロジェクトの課題の改善に役立てることができます。すなわち、プロジェクトと経営層の橋渡しを果たします。
組織のＰＭＯは、個別プロジェクトとの対応では、上記に説明したような事項に留意することによって、プロジェクトとの関係を円滑に維持するようにしましょう。
