今回から、PMの皆さんから寄せられた悩みに、PM講師の佐治が回答していきます。
第１回は、小林さん（仮名）からの悩みです。
小林さん 38歳／PM歴6年／製品開発プロジェクトのマネジャー
私の悩みは、上司のTさんです。とにかく、言うことがコロコロ変わるんです。
まず、仕様が変わります。人が一生懸命作っている最中に「それもういらないから、代わりにこれを作ってくれ」と平気な顔をして言ってきます。
さらに納期も変わります。当初、12月末までといっていた納期を、急に「11月末までに仕上げてほしい」などと言います。
せっかく立てた計画がむちゃくちゃです。メンバーからも「どうなっているんだ」と突き上げが来るし、私はストレスのかたまりです。上司にも何度か、仕様とかはっきりしてから依頼して欲しいと要求しましたが、ぜんぜん改善されません。
私は、どうしたらよいのでしょう。
回答
それは困りましたね。そのような状況ではストレスがたまるのも仕方ありませんね。
ところで、小林さんはプロジェクトの計画をどのように考えていますか？
「計画は守るもの」と考えていたら、それが崩されるとストレスになります。
「計画は変わるもの」と考えたらどうでしょうか。
「プロジェクトにおいて計画は定期的に見直すものだ」と言ったら驚きますか？
実は、プロジェクトにおいて、守るべきはビジネスニーズであって、計画ではないのです。
今、小林さんがとりくまれているプロジェクトのビジネスニーズはなんでしょうか。
その製品が売れて会社の利益になることではないでしょうか。
その製品がクリスマス商戦を意識したものであれば、クリスマスに間に合わせるために、仕様を変更する、あるいは縮小することもあるでしょう。
また、自社製品が差別化できるはずの機能を競合他社が具備していることが分かり、新たに差別化が必要となって、売り出し時期を早めることもあるでしょう。
プロジェクトマネジメントには、このような状況に対応する、大変便利なツールがあります。それは「プロジェクト憲章」です。
「プロジェクト憲章」はプロジェクトを立ち上げるにあたり、そのプロジェクトのビジネスニーズ（背景および目的）、成果物、納期、予算、終了条件などを明らかにするドキュメントです。
特に、ビジネスニーズが大切です。これが明らかになれば、重要なのが仕様（スコープ）なのか、納期なのか、予算なのか、あるいは他の要素なのかが分かります。
おそらく、上司の方も気まぐれで発言をしているのではないと思います。
依頼を受けたら、まずプロジェクト憲章を作ってみたらいかがでしょうか。
それは、プロジェクト全体ではなく、小林さんが引き受けようとする範囲を対象としていれば十分です。ただしそこには、全体のビジネスニーズを含んでいることが重要です。
「プロジェクト憲章」を通して、上司の方とビジネスニーズが共有できていれば、きっと仕事がもっとやりやすくなります。
そして、変更要求があっても、きっと納得して受け入れることができるようになり、ストレスが減ることになると思います。
ぜひ、お試しください。
