第16回は、遠藤さん（仮名）からの悩みです。
遠藤さん 36歳／PM歴8年／製品開発プロジェクトのリーダー
プロジェクトで、過去の情報、教訓が役に立つことはよくわかります。
プロジェクトの最後には「プロジェクト終了報告書」をまとめて、実績や教訓をまとめる「終結」が必要なこともわかります。
しかし、プロジェクトの終了時には、たいてい次のプロジェクトが控えていて、いかに次のプロジェクトをスムーズに立ち上げるかで頭がいっぱいです。
そもそも、プロジェクトにおいて、スコープ以外の活動に割く時間もお金も認められていません。
結果、実績も教訓も有効に蓄積されていません。どう考えたらいいのでしょうか。
回答
なるほど、終結は必要だと思っていても、現実にはなかなか実施できないということですね。お悩みはごもっともです。
まず、遠藤さんは「終結はプロジェクトのスコープ外」と思っていらっしゃいますが、実はそう思っていること自体が問題です。
弊社では、コンサルティング案件を引き受けた場合、お見積もりの詳細に「プロジェクト終了報告書作成」という項目を入れます。
そして、プロジェクト終了時には、プロジェクトの成果を収めるとともに、「プロジェクト終了報告書」を作成して、顧客に対して「どう計画して、何をしたか、どうなったか」といったプレゼンを行います。
このことは、顧客にとっても今後の継続的なプロジェクト遂行のための大きな資産になります。
しかし、顧客によっては、できるだけ経費を節減したいという名目で、「プロジェクト終了報告書作成」を見積もりから外すことを求めてくる場合もあります。
その場合は、見積もりから外したとしても、社内的なWBSには、プロジェクトマネジメントの項目の下に「プロジェクト終了報告書作成」という項目を明記し、実行しましょう。
なぜなら、「プロジェクト終了報告書」がないと自社自体のノウハウが蓄積できないからです。
ノウハウ蓄積こそが組織としての資産なのです。
「プロジェクト終了報告書作成」は、顧客のためのだけのスコープではなく、実施する側の組織のために必要なスコープなのです。
ただし、相当のお金をいただけない場合は、顧客向けプレゼンは実施しません。
もし、遠藤さんが実施するプロジェクトのWBSに「プロジェクト終了報告書作成」が入っていなければ、きっと役割分担にも、スケジュールにも「プロジェクト終了報告書作成」が入っていないことになるでしょう。
そうしたら、誰が、スコープにもなく、割り当てにもスケジュールにもない作業をするのでしょうか。
したがって、実効ある終結を行うためには、まず計画段階から「プロジェクト終了報告書作成」をスコープに入れること、具体的には「WBSに入れること」が肝要です。
もし、「プロジェクト終了報告書作成」を含むWBSを上司が認めないようなことがあれば、その段階で、上司を説得する必要があるかもしれません。
そのときは、前号で解説したように「プロジェクト終了報告書作成」は、そんなに手間がかかるものではないということをお話ください。
「計画では、『プロジェクト終了報告書作成』も必ずスコープに入れる」
ぜひお試しください。
