今回は、柿本さん（仮名）からの悩みです。
柿本さん 43歳／PM歴16年／精密機械メーカーのプロジェクト・マネジャー
このところ、プロジェクトでのトラブルが続き、納期遅延やコスト超過が頻発しています。
そこで、トラブルの原因となるリスクを徹底してマネジメントしようとしているのですが、なかなかうまくいきません。
小さなリスクまで網羅しようとするときりがありませんし、小さなリスクと大きなリスクが混在していると、判断を誤りやすくなるように感じています。
どうしたら、もっとも効率的にリスク対策ができるのでしょうか。
回答
なるほど、プロジェクトのリスクには大きいものも小さいものもあり、どこまで小さいリスクを洗い出し、マネジメントする必要があるのかには悩みますよね。
もしかして、リスクのマネジメントをプロジェクト全体で一括して行おうとしていませんか。
リスクのマネジメントおよびそれを具体化するリスク対応計画書は、「レベルを分けて複数作成する」とすっきりします。
そして、リスクのマネジメント対象は、大きい小さいで分類しようとするより、WBSに紐付けしたレベルで分類したほうが取り扱いやすくなります。
WBSのそれぞれの要素については、責任分担マトリックスなどを活用して、必ず責任者と担当者を割り当てます。
次にそれぞれの責任者（全体をまとめるプロジェクト・マネジャーに対して、プロジェクト・リーダーなどと呼ばれることが多いようです）は、自分の責任範囲についてブレークダウンしたWBSを作成しマネジメントします。
そのときに、プロジェクト全体のリスク対応計画書とは別に、自分の責任範囲固有のリスクに対するリスク対応計画書を作成します。
同じように担当者は、担当者として任された範囲固有のリスクに対するリスク対応計画書を作成するわけです。
そうすると、担当者が気にするべき、いわゆる小さいリスク（たとえば、その担当者の作業が計画より遅れるリスク、あるいは担当者に任されたはずの作業に技術的な問題が発生するリスクなど）は、担当者レベルのリスク対応計画書に記載され、その担当者によってマネジメントされます。
もしそのリスクが、担当者のレベルで収まらないリスクであれば、その上位マネジャーであるプロジェクト・リーダーのレベルに持ち上げられ、プロジェクト・リーダーのリスク対応計画書に追加されてマネジメントされます。
同じようにプロジェクト全体のリスク対応計画書には、全体のレベルでのリスクと、プロジェクト・リーダーのレベルで収まらないリスクとが記載されてマネジメントされることになります。
プロジェクトに大きな影響を与える大きなリスクは上位のリスク対応計画書に、比較的影響の小さいリスクは下位のリスク対応計画書に記載され、それぞれのレベルでマネジメントされるようになります。
そうすれば、自然と扱うリスクの大きさがリスク対応計画書ごとそろって、効率的にマネジメントできるようになります。
「プロジェクト・マネジャー、プロジェクト・リーダー、担当者それぞれが作成するリスク対応計画書で、それぞれのレベルに対応したリスクをマネジメントすること」
ぜひお試しください。
