今回は、川上さん（仮名）からの悩みです。
川上さん 36歳／PM歴8年／メーカーのプロジェクト・リーダー
私が参加しているプロジェクトは、そこそこの規模の製品開発で、社内のいくつかの部門が協力して実施しています。
ところが、部門間の協力体制が不十分で、とくに情報のフィードバックがなくて困っています。
他部門で必要なはずの情報を提供しているのですが、うんともすんとも言ってこないので、本当にその情報が必要だったのか、あるいは適切な情報だったのか不安になります。
逆にこちらが必要な情報もなかなか送ってこなくて、催促してようやく出てくるものの、情報の欠落や遅延がまま見られます。
どうやったら、他部門からの情報のフィードバックが期待通りに手に入るようになるのでしょうか。
回答
なるほど、プロジェクトで情報はキーになりますから、必要な情報およびそのフィードバックが得られないというのは、大変なストレスになりますね。
ところで、あなたは「コミュニケーションをマネジメントする」という意識はありますか？
実は、あなたからの「コミュニケーション・マネジメント」が不足しているために、相手からの情報も不足している可能性があります。
プロジェクトにおけるコミュニケーションのマネジメントの流れを整理すると次のようになります。
- ステップ１ ステークホルダーの特定
- ステップ２ ステークホルダーのニーズ把握
- ステップ３ ステークホルダーとのコミュニケーション計画の共有
- ステップ４ コミュニケーション計画の実行と変更管理
・ステップ１
ステップ１は、コミュニケーションの相手となるステークホルダーが誰なのかを明らかにすることです。
今回は、特定の部門とのやりとりで問題が生じているわけですから、ステークホルダーの特定はできていると考えられます。
・ステップ２
最初の課題はステップ２にあると思われます。
その部門の担当者との間でお互いのコミュニケーション・ニーズ（どんな情報を、どんなタイミングで、どんな方法で必要とするのか）が明らかになっていないため、情報の遅延や欠落が起きるのです。
まずは、徹底してお互いのニーズを明らかにして共有してください。
・ステップ３
次にそのニーズをどのようにして満足させるのかをコミュニケーション・マネジメント計画書に記述し見える化します。
コミュニケーション・マネジメント計画書では、それぞれの情報について、その内容、発信者、受信者、伝達方法、タイミングを明確にした一覧表を作成します。
例えば
- 情報名・・・関連作業の進捗
- 詳細・・・・作業の実績開始日、終了予定日、リスク
- 様式・・・・Excelファイル（フォームNo3.2)
- 発信者・・・XX部門 XXX（氏名）
- 受信者・・・YY部門 YYY（氏名）
- 方法・・・・電子メール
- タイミング・毎週金曜日の18時まで
そして、その一覧表をお互いに確認して、不都合があれば訂正します。
このように計画段階でコミュニケーションの方法についてお互いの合意を取ることが重要です。
・ステップ４
あとは、確実にその計画書に基づいて情報の提供を行います。
そして定期的に、情報提供がうまくいっているかの確認を行い、不都合があればその都度訂正していきます。
情報の提供とその確認・変更の管理が上手くいっていれば、コミュニケーションは円滑に進むはずです。
「コミュニケーション・マネジメント計画書を活用してコミュニケーションを円滑にする」
ぜひお試しください。
