今回は、榊原さん（仮名）からの悩みです。
榊原さん 39歳／設備工事会社の係長
うちの部署では、数多くの設備工事のプロジェクトを抱えていますが、計画時にかなり無理なスケジュールを毎回要求されます。
それというのも、過去の事例の中でのベストの実績をもとに計画することを求められるのですが、ベストの実績というのは、かなり無理をして実現したケースなのです。
したがって、スケジュール・マンパワーの余裕を認めてもらえません。
さらに、マンパワーは、予算取得までに詳細が決められることが少なく、予算取得後にマンパワーを集めるのですが、計画通りに集まらないことも多く、もともとの計画が厳しい上に、２重に厳しいスケジュールになってしまいます。
どうしたらいいのでしょうか。
回答
なるほど、厳しいスケジュールを守るプレッシャーに加えて、マンパワー不足が重なると、ストレスが倍増しますよね。
このような場合の対応は次のステップで考えていきます。
- 人数の確保
- 再見積もりと計画の見直し
- リスクの共有
①人数の確保
通常、マンパワーの余裕が認められないというのは、工数・コストの余裕が認められないということで、人数の余裕は認められる可能性があります。具体的には、「10人ｘ11ヶ月＝110人月※１」で計画されているプロジェクトであれば、「11人ｘ10ヶ月＝110人月」で計画できれば、少なくともスケジュールの余裕は確保できます。
※１：人月…1人が1ヶ月で行うことができる作業量（工数）を表す単位。
スケジュールの余裕があれば、段取りにも余裕ができて、残業や休日出勤、モチベーション低下などによる、パフォーマンスの低下を防ぐことができます。そうすれば、結果的に工数・コストにも余裕がでてきます。
②再見積もりと計画の見直し
当初の見積りが絶対と思わないことです。実施時に見積り通りのスキルをもったマンパワーが必要人数入手できることは稀です。
計画と違うマンパワーを使って、計画通りに進めるのは無茶というものです。
そこで、実行段階では、必ず再見積もりを行います。再見積もりは、必ず実際に作業をするメンバーと一緒に行ってください。
なぜなら、その作業にどのくらいの期間を必要とするかは、メンバーの力量によって異なってくるので、メンバーが見積りに参加しないと見積もり精度が下がってしまうからです。
さらに、メンバーにしてみれば、自分が見積りに参加したスケジュールには、納期を守ろうというモチベーションが働きます。
逆に、上司から、一方的に「このスケジュールでやれ」と言われたら、きっと「また、無理なことを押し付けて」といった気分になり、モチベーションが低下し、パフォーマンスも下がるでしょう。
再見積もりができたら、それをもとに計画の見直しを行います。
③リスクの共有
再見積もりによる計画の見直しがリスクをはらんだものであれば、そのリスクを「リスク登録簿※２」に記載し、その危険性と対策案を見える化します。
※２：リスク登録簿…洗い出したリスクの発生確率と影響度、危険度、対策などを一覧にしたリスク・マネジメントのツール
そして、その「リスク登録簿」を関係者、特に上司・スポンサーと共有します。
上司・スポンサーがそのリスクを承知していれば、さらにスケジュール遅延が致命的なものであれば、きっと積極的に対応に乗り出すでしょう。
厳しいスケジュールに対しては、「①人数の確保、②再見積もりと計画の見直し、③リスクの共有」の３ステップで対応します。
ぜひお試しください。
