今回は、浮田さん（仮名）からの悩みです。
浮田さん 36歳／開発部門のエンジニア
上流（設計）部門からの急な変更連絡が多くて困っています。
もともとうちの会社は部門間の風通しがよくありません。
情報はいつもぎりぎりになってから伝えられ、早めの提供を依頼しても、「まだ確定できないから」といった回答がきます。
特に当初の計画が変更になるときは影響が大きく、それまでに完了したはずの仕事が無駄になり、納期に間に合わせるのが大変です。
どうしたらよいでしょうか。
回答
なるほど、急な変更連絡は困りますね。
もしも、確定前でも「変更になるかもしれない」という情報を得られることができれば、かなり助かるわけですね。
これは、不確実な状態でも、その情報を共有するという「リスク・マネジメントにおけるリスク共有の問題」ではないでしょうか。
本来なら部門を超えてリスクを共有する仕組みができていることが理想的なのですが、それを待っていたら、きっと長い時間がかかってしまうでしょう。
そこで、非公式なコミュニケーションを使ってみたらいかがでしょうか。
上流側の正式な変更情報の入手は難しくても、非公式な情報なら比較的入手しやすいものです。
プロジェクトでは、直上流と直下流の担当者との非公式コミュニケーションがとても重要です。浮田さんの例では、直上流は設計部門、直下流は開発・製造部門にあたります。
公式情報発表前でも、担当者は一番早く「変更が必要になるかもしれない」あるいは、「計画より遅れるかもしれない」といったリスクに関わる情報はつかんでいるはずです。
もしも、日ごろから、担当者レベルでそのようなリスクに関わる情報を共有できていれば、あなたの業務効率は格段に向上するはずです。
その情報をもとに、いち早くあなたのリスク対応計画書（＊１）も更新できます。
場合によっては、他部門だけではなく、顧客担当者とも非公式コミュニケーションのルートを持っているととてもやりやすくなります。
「リスク情報は非公式コミュニケーションで共有する」
ぜひお試しください。
