今回は、若宮さん（仮名）からの悩みです。
若宮さん 46歳／開発部門のマネジャー
私のプロジェクトではスケジュール管理のために、メンバーから作業ごとの進捗率を報告してもらっています。
しかし、実際のところ、なかなか報告が上がってこないし、上がってきても精度が低すぎて役に立たないケースがあります。
たとえば、90％進捗しているという報告があったので、間もなく終わるだろうと思っていたらなかなか完了しない、また一方で、別のメンバーからの報告が20％となっていたので遅れを気にしていたら、すぐに完了の報告が来たりします。
なんとか進捗率の管理をスムースに行えるような手立てはないものでしょうか。
回答
なるほど、進捗率の管理は難しくて、大変ですね。
でも、そもそもなんのために進捗率を必要としているのでしょうか。
それは、その作業が計画通り完了するかどうかを予測するためではありませんか？
そうであれば、進捗率ではなく、作業が計画通り完了するかどうかを直接メンバーに聞いてみたらいかがでしょうか。
メンバーの立場では、「進捗率」を報告するというのは結構難しいものです。
90％進捗と言うメンバーの本音は、10あるモジュールのうち９が完成したというもので、残りの１つが、すでに完了している９つのモジュールよりはるかに困難だという場合もあるでしょう。
20％進捗と言うメンバーの本音は、たまたま飛び込みで入った過去の別プロジェクトのメンテナンスで、どうしてもそれを優先しなければならなかったために、若宮さんのプロジェクトの作業の着手が遅れただけで、着手すればすぐに終わるものだったのかもしれません。
まずは、計画通りに終わるかどうかを聞いてみてください。
予定通りという回答であれば、若宮さんも安心できる一方で、回答したメンバーには、「計画通りと言った以上、なにがなんでも計画通りに完了させるぞ」といったモチベーションが働きます。
そして、作業の終了予定日に対して遅れそうだという回答であれば、何日遅れそうなのかを聞いてみてください。
たとえば、２日という遅れ日数の場合、フロート※と比べて、納期に影響があるかどうかを確かめてみます。
もしフロートの中で、その遅れ日数がカバーできるのであれば、「それ以上遅れないようにしてくれ」というだけでよいのですし、カバーできないのであれば、すぐに対策を取る必要があります。
フロートでカバーできるかどうかの判断には、いくら進捗率を聞いても役に立ちません。
遅れの日数がわかって初めてフロートと比較することが可能になり、対策が必要かどうかがわかるのです。
「作業の進捗は、直接作業の終了予定日に対する遅れを聞いて把握する」
ぜひお試しください。
※フロートとは、その範囲で作業が遅れても、全体の納期に影響を与えることのない日程上の余裕のこと
